Nächste Aktion, „Mein Tag“ und ein eigener Kalender in 5sDesk

5sDesk sagt Ihnen jeden Morgen, bei welchem Kunden Sie heute aktiv werden müssen, und blockt die Zeit dafür gleich im Kalender. Die Vertriebspipeline hat dafür drei neue Bausteine bekommen: eine geplante nächste Aktion an jedem Deal, die Tagesliste „Mein Tag“ und einen eigenen Kalender je Person. Nichts bleibt mehr liegen, weil niemand „mal wieder nachsehen“ muss.

Nächste Aktion auf jedem Deal

Jeder Deal trägt seine nächsten Schritte als geplante Aktionen: Anruf, Meeting, E-Mail, Aufgabe, „Reaktivieren, wenn keine Antwort“ oder „Angebot nachfassen“. Zu jeder Aktion gehören Datum, optional Uhrzeit und Dauer, eine zuständige Person, Firma und Ansprechpartner, bei Bedarf der passende Vorgang aus dem Postfach und eine Notiz.

Der früheste offene Schritt steht überall sichtbar: auf der Deal-Kachel, in der Deal-Liste, in der Kunden- und Firmenakte und im Dashboard. Rot heißt überfällig, grün heißt heute.

Ein Deal ohne geplanten nächsten Schritt wird markiert. Ein Klick in der Deal-Liste zeigt alle „vergessenen“ Deals auf einmal.

Erledigen und Weiterplanen passiert in einem Schritt: Sie halten das Ergebnis fest, zum Beispiel „Kunde will Angebot bis Freitag“, und planen direkt die nächste Aktion. Beides landet im Verlauf des Deals. Wird ein Deal gewonnen oder verloren, räumt 5sDesk offene Aktionen automatisch weg. Planen Sie eine Aktion für eine Kollegin, bekommt sie Bescheid.

Die Tagesliste „Mein Tag“ und die Heute-Kachel

Eine Seite im Vertriebsmenü zeigt alles, was auf Sie wartet, quer über alle Pipelines: geplante Aktionen, gebuchte Kundentermine und fällige Aufgabenkarten, in einer Reihenfolge. Gruppiert nach „überfällig“, „heute“, „morgen“, „diese Woche“ und „später“. Erledigtes der letzten Tage bleibt sichtbar.

Das Dashboard begrüßt Sie mit demselben Blick auf heute, inklusive Zähler für morgen. Teamleitungen sehen die Liste jeder Person, zum Beispiel bei Urlaubsvertretung.

Ein eigener Kalender in 5sDesk

Jede Person hat jetzt einen Kalender in der App: Wochen- und Tagesansicht mit Kundenterminen, geplanten Aktionen und eigenen Einträgen wie Blocker, Urlaub oder interner Termin. Ein Klick auf eine freie Stelle legt einen Eintrag an. Jeder Eintrag ist wahlweise „beschäftigt“ oder „frei“.

Beschäftigte Einträge sperren die Zeit für die Online-Terminbuchung, freie lassen sie offen. Sie entscheiden also selbst, wann Kunden buchen dürfen.

Outlook und Google bleiben optional. Wer sie verbindet, bekommt alle Einträge und Aktionsblöcke automatisch als Kopie dorthin, und belegte Zeiten aus dem verbundenen Kalender erscheinen in 5sDesk als Block, ohne Titel und Details. Auch wer den Kalender erst später verbindet, bekommt die Kopien nachgereicht. Die Kopien laufen in eine Richtung, von 5sDesk in Ihren Kalender.

Terminbuchung ohne Outlook oder Google

Telefontermine lassen sich jetzt ohne verbundenes Microsoft- oder Google-Konto online buchen. Vorher war ein externer Kalender Pflicht. Das macht die Terminbuchung für kleine Teams, Aushilfen und Außendienst nutzbar, die keinen Firmen-Outlook-Zugang haben. Für Teams-Besprechungen bleibt Microsoft 365 nötig, für Google Meet ein Google-Konto.

Freie Zeiten berücksichtigen jetzt alle Quellen: gebuchte Termine, eigene Einträge, geplante Aktionen und die verbundenen Kalender. In Team-Pools werden Termine fair verteilt, auch an Personen ohne externen Kalender.

Aktionen landen im Outlook- oder Google-Kalender

Eine Aktion mit Uhrzeit und Dauer erscheint als Block im verbundenen Kalender der zuständigen Person, wahlweise „beschäftigt“ oder „frei“. Verschieben, Zuständigenwechsel oder Abbruch werden automatisch nachgezogen. Eine schon vergangene Besprechung bleibt stehen, ein geplanter Block in der Zukunft verschwindet beim Erledigen.

Was außerdem neu im Vertrieb ist

• Kommentare mit Art und Zeitpunkt: Anruf, Meeting oder E-Mail lassen sich als solche festhalten, auch rückwirkend. Auf Kachel und Deal-Liste steht, wann zuletzt etwas passiert ist.
• Vertriebs-Auswertung: Anzahl, Summe und gewichtete Summe je Stufe, gewonnen und verloren je Zeitraum, Erfolgsquote und durchschnittliche Verweildauer je Stufe. Filter nach Pipeline, Zeitraum und Zuständigen, Export als CSV.
• Filter direkt auf dem Board: Dieselben Regeln und gespeicherten Ansichten wie in der Liste gelten jetzt auch im Kanban. Dazu ein schneller Filter nach Kunde oder Firma und ein Umschalter zwischen Boards im Seitenkopf.
• Lead-Quelle: Jeder Deal weiß, woher er kam. Lead-Formulare setzen die Quelle automatisch und können einen Formularwert direkt als Deal-Wert übernehmen.
• Board-Vorlagen exportieren und importieren: Eine bewährte Pipeline-Struktur lässt sich als Datei weitergeben und in anderen Teams oder Organisationen einspielen.

Warum das für Sie zählt

• Kein Lead geht verloren. Jeder Deal hat einen nächsten Schritt, und wer keinen hat, fällt sofort auf.
• Der Tag beginnt mit Klarheit. Eine Liste statt fünf Pipelines durchsuchen.
• Weniger Pflichtwerkzeuge. Terminbuchung und Kalender funktionieren ohne Outlook oder Google, mit ihnen aber nahtlos.
• Weniger Doppelarbeit. Erledigen, dokumentieren und weiterplanen passiert in einem Dialog, und der Kalender pflegt sich selbst.
• Vertretung ohne Übergabe-Meeting. Teamleitungen sehen jede Tagesliste und jeden Kalender.

Alle Funktionen stehen in jedem Tarif bereit. Legen Sie Ihre Organisation an und planen Sie den ersten nächsten Schritt: Kostenlos testen.