Funktion · Microsoft 365 & Outlook

Ihr Microsoft 365 bleibt, 5sDesk kommt dazu

Postfächer verbinden Sie per „Mit Microsoft anmelden“, auch freigegebene Postfächer, ohne ein Passwort zu hinterlegen. Der Outlook-Kalender steuert die Terminbuchung, Teams liefert den Meeting-Link und Benachrichtigungen an Ihr Team. Wer noch aus Outlook antwortet, bleibt im Verlauf.

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Freigegebene und persönliche Postfächer per OAuth, keine hinterlegten Passwörter
Termine nur in echte Lücken des Outlook-Kalenders, mit Teams-Link
Antworten aus Outlook werden dem Vorgang zugeordnet

Im Detail

Drei Verbindungen zu Microsoft 365

Postfächer per „Mit Microsoft anmelden“

Neben IMAP und SMTP verbinden Sie Microsoft-365-Postfächer per OAuth, auch freigegebene Postfächer wie info@ oder service@. Es müssen keine Passwörter hinterlegt werden, die Zugangsdaten liegen verschlüsselt. Jedes Postfach ordnen Sie einer Abteilung zu, der Anzeigename ist frei wählbar, und eingehende Mails werden fortlaufend abgeholt, mehrere Postfächer gleichzeitig.

Freigegebene Postfächer ohne eigene Lizenz in 5sDesk
Verbindung wird vor dem Speichern geprüft
Historie ab Startdatum übernehmen

Angebundenes Postfach in den Einstellungen

Outlook-Kalender und Teams für Termine

Die Terminbuchung berücksichtigt gebuchte Termine und den verbundenen Outlook-Kalender; ein Termin, der nur in Outlook steht, blockiert den Slot ebenso. Eine Buchung erzeugt den echten Kalendereintrag, Verlegungen und Absagen werden nachgeführt. Bei Teams-Terminen entsteht der Beitrittslink automatisch. Google-Kalender und Google Meet gehen genauso, je Person auch beides.

Freie Zeiten aus dem Outlook-Kalender
Teams-Beitrittslink in Bestätigung und Kalendereintrag
Hinweis, wenn eine Kalenderverbindung erneuert werden muss

Mehr zur Terminbuchung

Teams-Benachrichtigungen für Ihr Team

Zuweisung, Kundenantwort, Fälligkeit, Eskalation: Benachrichtigungen kommen per E-Mail und auf Wunsch als Microsoft-Teams-Nachricht. Jede Person schaltet einzelne Meldungen für sich ab. Teams ist dabei ein Kanal für Ihr Team, kein Kundenkanal.

Teams-Nachricht je Ereignis, je Person abschaltbar
Rückfragen laufen als Kommentar am Vorgang, nicht im Chat

Wer noch aus Outlook antwortet, bleibt im Verlauf

Antwortet eine Kollegin ausnahmsweise direkt aus Outlook statt aus 5sDesk, erkennt der Gesendet-Ordner-Abgleich diese Antwort und ordnet sie dem richtigen Vorgang zu. Der Verlauf bleibt vollständig, auch während das Team nach und nach wechselt.

Gesendet-Ordner-Abgleich
Vollständiger Zeitstrahl je Vorgang
Kein Zwang zum Stichtag

Verknüpft mit

Greift ineinander mit diesen Funktionen

Für wen

Besonders wertvoll für

Häufige Fragen

Brauchen wir für 5sDesk zusätzliche Microsoft-Lizenzen?

Nein. 5sDesk verbindet sich mit den Postfächern und Kalendern, die Sie schon haben. Freigegebene Postfächer werden über die Anmeldung einer berechtigten Person verbunden.

Was muss die IT einrichten?

Die Anmeldung mit Microsoft erfolgt über OAuth. Eine berechtigte Person meldet sich einmal an und erteilt die Freigabe für das jeweilige Postfach oder den Kalender. Es werden keine Passwörter hinterlegt, und die Verbindung lässt sich in 5sDesk jederzeit trennen.

Wir haben Google Workspace statt Microsoft 365. Geht das auch?

Postfächer aus Google Workspace verbinden Sie über IMAP und SMTP. Für die Terminbuchung stehen Google-Kalender und Google Meet neben Microsoft zur Verfügung, je Person auch beides.

Wofür nutzt 5sDesk Microsoft Teams?

Für Benachrichtigungen an Ihr Team, etwa bei Zuweisung, Kundenantwort oder Fälligkeit, und als automatisch erzeugten Meeting-Link bei gebuchten Terminen. Die Kundenkommunikation selbst läuft über E-Mail, Kundenportal, Website-Formulare und API.

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