Ein System statt sechs
Der Preis von Insellösungen ist nicht der Preis der Werkzeuge
Er entsteht dort, wo Informationen von Hand von einem System ins nächste wandern, und an den Stellen, an denen das jemand vergisst. 5sDesk hält eine Kundenanfrage vom Eingang der E-Mail bis zur abrechenbaren Stunde als denselben Vorgang.
Der Vergleich nach Kriterien
Was im Alltag eines kleinen Teams anders läuft, wenn Kundenakte, Aufgabe, Termin, Zeit und Hilfeartikel an denselben Daten hängen statt an Kopien.
| Kriterium | Sechs Einzelwerkzeuge | Ein System |
|---|---|---|
| Anfrage bearbeiten | Die E-Mail liegt im Helpdesk, die Kundendaten im CRM. Wer antwortet, öffnet zwei Programme. | Die Kundenhistorie steht neben dem Antwortfeld. Bekannte Absender hängen automatisch am Kunden. |
| Aufgabe aus einer Anfrage | Der Kundenwunsch wird ins Projekttool kopiert. Der Bezug zur E-Mail geht verloren. | Ein Klick macht aus der E-Mail eine Karte. Die Karte kennt ihren Ursprung, der Vorgang zeigt die Karte. |
| Termin vereinbaren | E-Mail-Kette „Passt Dienstag 14 Uhr?“, dann von Hand in den Kalender. | Buchungslink, freie Zeiten aus dem eigenen Kalender, Outlook oder Google, Teams- oder Google-Meet-Link automatisch. Der Termin steht in der Kundenakte. |
| Zeit erfassen | Abends aus dem Gedächtnis in ein separates Werkzeug. Kulanz wird gar nicht erfasst. | Timer am Vorgang oder an der Karte, abrechenbar oder nicht, während gearbeitet wird. |
| Monatsabrechnung | Stunden aus Helpdesk, Projekttool und Zeiterfassung zusammensuchen und in Excel aufbereiten. | Zeitraum, Firma, abrechenbar wählen. Der Export öffnet sich in deutschem Excel ohne Nacharbeit, jede Zeile führt zur Aufgabe zurück. |
| Kunde fragt nach dem Stand | Die Antwort wird aus vier Quellen zusammengesucht. | Der Kunde sieht den Stand im Portal, in drei verständlichen Gruppen. |
| Vertretung bei Urlaub | Ein Teil des Vorgangs steckt im persönlichen Postfach und ist nicht auffindbar. | Der vollständige Vorgang samt Notizen und Kundenhistorie liegt im System, die Vertretung liest von oben nach unten. |
| Lizenzen und Pflege | Sechs Abos, sechs Benutzerverwaltungen, sechs Stellen für Datenschutzfragen. | Ein Tarif mit allen Modulen, ein Anbieter, ein Hosting-Standort in Deutschland. |
Beleg
Ein Support-Fall, einmal durchgespielt
So sieht ein Vorgang aus, wenn keine Systemgrenze im Weg steht.
Schritt 1: E-Mail wird zum Vorgang
Sie trifft im Service-Postfach ein und bekommt Nummer, Abteilung und Frist. Der Absender ist bekannt, die Kundenhistorie steht in der Seitenleiste.
Schritt 2: Antwort mit Hilfeartikel
Neben dem Antwortfeld erscheint ein passender Artikel. Die Mitarbeiterin fügt ihn ein, ergänzt zwei Sätze und setzt beim Senden „Warten auf Feedback“. Die Frist pausiert.
Schritt 3: Aus der Rückfrage wird eine Karte
Ein Teil ist Programmierarbeit. Aus genau dieser E-Mail entsteht eine Karte im Entwicklungsboard, fällig Freitag. Die Karte kennt ihren Ursprung.
Schritt 4: Zeit läuft an der Karte
Der Entwickler startet den Timer, arbeitet, stoppt und markiert die Zeit als abrechenbar.
Schritt 5: Vorgang geschlossen, Artikel veröffentlicht
Die Mitarbeiterin beantwortet den Vorgang und schließt ihn. Der Kunde sieht alles im Portal. Weil die Frage häufiger kam, wird aus der Antwort ein öffentlicher Hilfeartikel.
Für wen ein System der richtige Weg ist
5sDesk ist für Teams gebaut, deren Kundenkommunikation per E-Mail läuft und bei denen aus Anfragen Aufgaben, Termine und abrechenbare Stunden werden.
- Teams mit 3 bis 50 Personen, die mehrere Postfächer gemeinsam bearbeiten
- Dienstleister, die Zeiten je Kunde erfassen und abrechnen
- Unternehmen mit Microsoft 365, die keine Passwörter in Drittsystemen hinterlegen wollen
- Teams, in denen Support, Projekt und Vertrieb denselben Kunden betreuen
- Organisationen, die Hosting in Deutschland und einen Anbieter aus Deutschland brauchen
- Alle, die weniger Werkzeuge, weniger Abos und weniger Übertragungsarbeit wollen
Funktionen
Die Funktionen dahinter
Häufige Fragen
Welche Nachteile haben Insellösungen konkret?
Ist ein All-in-one-System nicht in jedem Bereich schlechter als das Spezialtool?
Kann ich 5sDesk neben bestehenden Werkzeugen betreiben?
Ein System statt sechs. Ab heute.
Konto anlegen, Postfach verbinden, 30 Tage mit allen Modulen arbeiten.