Für interne Anfragen
Urlaubsanträge, Bescheinigungen, Reisekosten, Rechnungsfragen: Interne Anfragen landen in einem personal@- oder buchhaltung@-Postfach, in dem niemand weiß, wer antwortet. 5sDesk gibt jeder Anfrage einen Zuständigen, eine Frist und einen Stand, sichtbar nur für die jeweilige Abteilung.
Der Alltag in Personal und Buchhaltung
Die Anfrage nach der Gehaltsbescheinigung liegt im geteilten Postfach. Zwei Kolleginnen erstellen sie, oder keine.
Ein Postfach, in dem jeder alles liest, taugt nicht für Krankmeldungen und Gehaltsfragen.
„Bis wann muss ich die Reisekosten einreichen?“ wird jeden Monat neu beantwortet.
So läuft es
Die Mitarbeiterin schreibt an personal@ oder legt den Vorgang im Portal an. Er bekommt Nummer, Abteilung Personal und eine Frist. Sichtbar ist er nur für die Personalabteilung.
Die automatische Zuweisung gibt den Vorgang der Sachbearbeiterin mit den wenigsten offenen Fällen. Abwesende werden übersprungen.
Für die Bescheinigung gibt es einen Textbaustein mit Platzhaltern für Name und Datum. Beim Senden wechselt der Status auf „Warten auf Feedback“.
Eine interne Rückfrage geht als Kommentar mit @-Erwähnung an die Kollegin in der Buchhaltung, ohne dass der ganze Vorgang für sie sichtbar wird.
Die Mitarbeiterin sieht im Portal „Erledigt“. Weil die Frage häufiger kommt, wird aus der Antwort ein interner Artikel für alle Mitarbeitenden.
Die Funktionen dahinter
Vorgänge, Boards und interne Artikel lassen sich auf Abteilungen begrenzen. Personalthemen sind nicht automatisch für alle sichtbar. Dazu schalten Sie je Abteilung frei, welche Bereiche sie überhaupt sieht: Die Personalabteilung braucht keinen Vertrieb, die Buchhaltung keine Boards. Eine Abteilungsleitung regelt Löschen und Auswertungen in ihrem Bereich, ohne Rechte für die ganze Organisation.
Mehr zu Sicherheit & DSGVO
Bescheinigungen, Fristen, Richtlinien als Textbausteine mit Platzhaltern. Die Wissensdatenbank hält Reiserichtlinie, Urlaubsregelung und Abrechnungsfristen als interne Artikel für alle Mitarbeitenden, mit Vorschlägen im Antwortfeld.
Mehr zur Wissensdatenbank
Mitarbeitende melden sich per Link an, legen Anfragen mit strukturierten Feldern an, etwa Personalnummer oder Kostenstelle, und sehen den Stand in drei Gruppen. Alle Anhänge eines Vorgangs an einer Stelle.
Mehr zum Kundenportal
Die Angaben, die Personal und Buchhaltung brauchen, stehen am Vorgang und sind filterbar.
Sichtbarkeit je Abteilung
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