Für Hausverwaltungen
Schadensmeldung, Nebenkostenfrage, Schlüsselverlust: Alles kommt per E-Mail an und muss oft an einen Handwerker weiter. 5sDesk macht aus jeder Anfrage einen Vorgang mit Objekt, Einheit und Frist, hängt die Handwerkerkarte daran und zeigt dem Mieter im Portal, wo es steht.
Der Verwaltungsalltag
Im geteilten Postfach ist unklar, wer den Wasserschaden übernimmt. Der Mieter ruft an, weil er nichts hört.
Die Weiterleitung ging aus dem persönlichen Postfach, die Rückmeldung kommt dort an, und die Kollegin in Vertretung weiß nichts davon.
Objekt und Einheit stehen irgendwo im Mailtext. Eine Auswertung nach Objekt ist unmöglich.
So läuft es
Der Mieter schreibt an verwaltung@ oder legt den Vorgang im Portal an und füllt Objekt, Einheit und Schadensart als Pflichtfelder selbst aus. Der Vorgang bekommt Nummer, Abteilung und Frist.
Die automatische Zuweisung gibt den Vorgang der Objektbetreuerin. Die Mieterakte steht in der Seitenleiste, mit allen früheren Anliegen dieser Einheit.
Die Weiterleitung an den Handwerker geht aus dem Vorgang, mit Fotos als Anhang. Seine Antwort kommt im selben Vorgang an, auch für die Vertretung sichtbar.
Aus der Mail wird eine Karte auf dem Board „Instandhaltung“, fällig zum Handwerkertermin. Die Karte kennt den Vorgang, der Vorgang zeigt die Karte.
Im Portal steht „Wir antworten“ oder „Erledigt“. Nachfragen per Telefon bleiben aus. Nach Abschluss wird der Vorgang geschlossen, die Frist-Ampel bleibt grün.
Die Funktionen dahinter
Objekt, Einheit, Schadensart und Dringlichkeit als eigene Felder, bis zu vier davon direkt in der Vorgangsliste. Die Filterleiste findet alle Vorgänge eines Objekts oder alle offenen Meldungen einer Schadensart. Mieter füllen freigegebene Felder im Portal selbst aus.
Mehr zum Ticketsystem
Mieter melden sich per Anmeldelink an, sehen ihre Anliegen in drei verständlichen Gruppen, laden Fotos hoch und finden Antworten auf häufige Fragen, bevor sie schreiben: Nebenkostenabrechnung, Schlüsselverlust, Hausordnung.
Mehr zum Kundenportal
Dringende Meldungen bekommen kurze Reaktionsfristen, normale Anliegen längere. Die Ampel steht in jeder Zeile, und bevor eine Frist reißt, geht eine Warnung an die zuständige Person.
Mehr zu SLA & Fristen
5sDesk läuft neben Ihrer Verwaltungssoftware. Die Felder, die Sie für die Kommunikation brauchen, legen Sie selbst an.
Eigene Felder in Liste und Portal
Weiterleitung an Handwerker
Mieterportal per Anmeldelink
Fristen je Dringlichkeit
Hosting in Deutschland
Verwaltungspostfach verbinden, Felder für Objekt und Einheit anlegen. 30 Tage testen.
