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5sDesk

Datenschutzerklärung

Stand: 12. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
SWT Media & Software GmbH
Nürnberger Str. 7, 15738 Zeuthen, Deutschland
E-Mail: info@5sdesk.com

Weitere Angaben finden Sie in unserem Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Websitebesucher und Kunden nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website und von 5sDesk erforderlich ist oder Sie in eine Verarbeitung eingewilligt haben.

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Beim Aufruf dieser Website erhebt unser Hosting-Anbieter (Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Rechenzentrum Nürnberg) automatisch technische Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp) und speichert sie kurzzeitig in Logfiles. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies, Schriften und Reichweitenmessung auf der Website

Die verwendete Schrift wird von unserem eigenen Server ausgeliefert; es werden keine Schriften von Google oder anderen Drittanbietern geladen. Ein Hinweis, den Sie auf der Website schließen, wird nur im Sitzungsspeicher Ihres Browsers vermerkt und mit dem Schließen des Browsers gelöscht.

Cookie-Einwilligung

Beim ersten Besuch fragen wir über ein Cookie-Banner, ob Sie Cookies und vergleichbare Techniken für Statistik und Marketing zulassen. Ohne Ihre Einwilligung werden nur technisch notwendige Techniken eingesetzt. Ihre Auswahl speichern wir im lokalen Speicher Ihres Browsers (180 Tage) und Sie können sie jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Fußbereich ändern oder widerrufen.

Wenn Sie über das Cookie-Banner eine Auswahl treffen, speichern wir zum Nachweis dieser Einwilligung (Art. 7 Abs. 1 DSGVO) folgende Daten auf einem Server unseres Dienstleisters: Zeitpunkt der Entscheidung, eine zufällige Kennung (UUID), Ihre gewählten Kategorien, die angezeigte Banner-Version, Ihre Spracheinstellung, Ihren Browser (User-Agent) sowie eine kryptografisch gehashte, nicht auf Sie zurückführbare Version Ihrer IP-Adresse. Rechtsgrundlage ist unsere rechtliche Verpflichtung, Einwilligungen nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Diese Daten werden nach drei Jahren automatisch gelöscht. Sie können jederzeit die Löschung Ihres Eintrags verlangen, sofern uns dies nicht an der Erfüllung einer rechtlichen Aufbewahrungspflicht hindert; wenden Sie sich dazu an info@5sdesk.com.

Google Tag Manager (Kategorie Statistik)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um Dienste zur Reichweitenmessung einzubinden. Der Tag Manager selbst setzt keine Cookies; die darüber eingebundenen Google-Dienste verarbeiten Nutzungsdaten (aufgerufene Seiten, Verweildauer, gekürzte IP-Adresse, Gerätedaten) und können Daten in die USA übermitteln. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wir nutzen den Google Consent Mode: Ohne Ihre Einwilligung werden keine Mess- oder Werbe-Cookies gesetzt; Google Ads erhält dann nur die im Abschnitt „Google Ads“ beschriebenen cookielosen Signale.

Google Ads (Kategorie Marketing)

Mit Ihrer Einwilligung nutzen wir das Conversion-Tracking von Google Ads der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, um zu messen, ob ein Klick auf eine unserer Anzeigen zu einer Registrierung oder einer späteren Buchung geführt hat, und um Anzeigen zielgerichtet auszuspielen. Dabei setzt Google nach einem Anzeigenklick die Cookies _gcl_aw und _gcl_gs mit einer Klick-Kennung. Schließen Sie die Registrierung ab, übermitteln wir an Google die Registrierung als Ereignis zusammen mit einer kryptografisch gehashten Fassung Ihrer E-Mail-Adresse („erweiterte Conversions“); die Adresse selbst erhält Google nicht. Die Klick-Kennung speichern wir zu Ihrem Konto und melden Google eine spätere Buchung eines Tarifs mit Zeitpunkt und Netto-Betrag nach, ohne weitere personenbezogene Daten. Google kann Daten in die USA übermitteln und ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Ohne Ihre Einwilligung setzen wir den Google Consent Mode im sogenannten erweiterten Modus ein: Die Google-Ads-Dienste werden trotzdem geladen, setzen aber keine Cookies und lesen keine Klick-Kennung aus. Stattdessen übermittelt Ihr Browser cookielose Signale an Google, etwa Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserangaben, Ihre IP-Adresse, ob die Seite über eine Anzeige aufgerufen wurde, Ihren Einwilligungsstatus und bei einer Registrierung, dass eine Registrierung stattgefunden hat – ohne E-Mail-Adresse oder andere Kennung. Google nutzt diese Signale, um Conversions statistisch zu modellieren, und ordnet sie nach eigenen Angaben keinem Nutzerprofil zu. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Messung des Erfolgs unserer Anzeigen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Klick-Kennung speichern wir ohne Ihre Einwilligung nicht zu Ihrem Konto. Sie können der Verarbeitung jederzeit widersprechen, zum Beispiel per E-Mail an info@5sdesk.com.

Meta-Pixel (Kategorie Marketing)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir den Meta-Pixel der Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, ein, um die Wirksamkeit unserer Anzeigen auf Facebook und Instagram zu messen und Anzeigen zielgerichtet auszuspielen. Dabei werden Seitenaufrufe, Browserdaten und die Cookies _fbp und _fbc verarbeitet und an Meta übermittelt, auch in die USA (Meta ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert). Für die Erhebung sind wir mit Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO); die Vereinbarung dazu stellt Meta unter facebook.com/legal/controller_addendum bereit. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG).

Melden Sie sich in der 5sDesk-Anwendung an, setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie, um Sie während der Sitzung angemeldet zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); dafür ist keine Einwilligung erforderlich.

5. Kontaktformular

Nutzen Sie das Kontaktformular auf dieser Website, verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Angaben (Name, Firma, E-Mail-Adresse, Nachricht) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Das Formular wird von 5sDesk selbst bereitgestellt; Ihre Anfrage wird als Vorgang in unserem eigenen 5sDesk-System gespeichert, das in Deutschland betrieben wird. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) beziehungsweise Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung von Anfragen). Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

6. Bot-Schutz (ALTCHA)

Zum Schutz von Registrierung, Login, Kundenportal, Formularen und Terminbuchung vor automatisierten Zugriffen setzen wir ALTCHA ein, ein Open-Source-Verfahren, das vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur läuft. Dabei werden keine Daten an einen Drittanbieter übertragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem vor Missbrauch geschützten Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

7. Anbindung von Microsoft 365 und Microsoft Teams

Verbindet eine Organisation ihr Microsoft-365-Postfach, ihren Microsoft-Kalender oder Microsoft Teams mit 5sDesk, greift 5sDesk über die von Microsoft bereitgestellten Schnittstellen (Microsoft Graph, Azure Bot Service) im Auftrag dieser Organisation auf E-Mails, Kalender beziehungsweise Teams-Benachrichtigungen zu. Diese Anbindungen werden von der jeweiligen Organisation selbst autorisiert und richten sich zusätzlich nach deren eigenem Vertragsverhältnis mit Microsoft Ireland Operations Limited.

8. Anbindung von Google Kalender

Mitarbeitende einer Organisation können freiwillig ihren eigenen Google-Kalender mit 5sDesk verbinden, um die Terminbuchung zu nutzen. Dafür meldet sich die Person bei Google an und erteilt 5sDesk ausdrücklich den Zugriff. 5sDesk erhält dabei folgende Daten von Google:

  • E-Mail-Adresse, Name und eine interne Kennung des Google-Kontos, um die Verbindung zuzuordnen;
  • die belegten Zeiträume des Hauptkalenders (nur Beginn und Ende, keine Titel, Orte oder Teilnehmer), um nur freie Zeiten zur Buchung anzubieten und sie in der Kalenderansicht als belegt anzuzeigen;
  • Termine, die 5sDesk selbst angelegt hat, um sie zu verschieben oder abzusagen.

Bucht ein Kunde einen Termin, legt 5sDesk im Google-Kalender der Person einen Termin mit den Buchungsangaben (Name, E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Telefonnummer und Nachricht des Kunden, Meeting-Link) an. Bei Google-Meet-Terminen wird der Kunde als Teilnehmer eingetragen und erhält die Einladung von Google. Eigene Kalendereinträge und geplante Vertriebsaktionen aus 5sDesk werden ebenfalls als Termine in den Google-Kalender kopiert. Auf andere Termine oder Kalender der Person greift 5sDesk nicht zu.

5sDesk speichert das Zugriffstoken verschlüsselt sowie E-Mail-Adresse, Name und die Kennungen der angelegten Termine. Die belegten Zeiträume werden nicht dauerhaft gespeichert. Trennt die Person die Verbindung, löschen wir das Token und widerrufen es bei Google; E-Mail-Adresse und Name bleiben für den Abgleich bei einer erneuten Verbindung gespeichert, und bereits angelegte Termine bleiben im Google-Kalender bestehen. Den Zugriff können Sie zusätzlich jederzeit unter myaccount.google.com/permissions entziehen.

Daten aus Google-Diensten verwenden wir ausschließlich für die Terminbuchung und die Kalenderansicht. Wir geben sie nicht an Dritte weiter, nutzen sie nicht für Werbung, übermitteln sie nicht an KI-Dienste und verwenden sie nicht zum Training von KI-Modellen.

5sDesk's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Rechtsgrundlage ist die Erfüllung des Vertrags mit der Organisation (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie die Einwilligung der Person bei der Verbindung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Es gilt zusätzlich das Vertragsverhältnis der Organisation mit Google Ireland Limited.

Google Calendar (English summary)

Agents can optionally connect their own Google Calendar to 5sDesk to offer appointment booking. With the agent's explicit consent, 5sDesk accesses the Google account's email address, name and account identifier (to link the connection), free/busy information of the primary calendar (start and end times only, no titles, locations or attendees, to offer only available time slots and to show busy times in the calendar view) and events that 5sDesk itself created (to reschedule or cancel them).

When a customer books an appointment, 5sDesk creates an event in the agent's Google Calendar containing the booking details (customer name, email, phone number and message if provided, meeting link). For Google Meet appointments the customer is added as an attendee and receives Google's invitation. Calendar entries and planned sales actions created in 5sDesk are copied to Google Calendar as well. 5sDesk never reads or modifies other events or calendars.

5sDesk stores the OAuth refresh token encrypted, plus the account's email address, name and the IDs of the events it created. Free/busy data is not stored persistently. When the agent disconnects, the token is deleted and revoked with Google; the email address and name are kept to match a later reconnection, and events already created remain in the calendar. Access can also be revoked at any time at myaccount.google.com/permissions.

Google user data is used solely to provide appointment booking and the calendar view. It is not shared with or sold to third parties, not used for advertising, not sent to AI services and not used to train AI or machine-learning models. 5sDesk's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

9. KI-gestützte Funktionen

5sDesk bietet optionale, von der jeweiligen Organisation aktivierbare KI-Funktionen (zum Beispiel Formulierungsvorschläge für Antworten, Zusammenfassungen von Vorgängen, Vorbefüllung von Kundendaten) an, die über die Schnittstellen von Anthropic PBC oder OpenAI (beide USA) bereitgestellt werden. Aktiviert eine Organisation diese Funktion mit einem eigenen API-Schlüssel, werden dafür ausgewählte Inhalte des jeweiligen Vorgangs an den gewählten Anbieter übermittelt. Dabei handelt es sich um eine Übermittlung in ein Drittland; die Organisation schließt den Vertrag mit dem Anbieter selbst. Ohne Aktivierung findet keine Übermittlung statt. Jede Anfrage wird in 5sDesk protokolliert.

10. Optionaler Freshdesk-Import

Organisationen können bestehende Daten aus Freshdesk (Freshworks Inc.) importieren, indem sie einen eigenen Freshdesk-API-Schlüssel in 5sDesk hinterlegen. Dieser Import wird von der jeweiligen Organisation selbst ausgelöst und betrifft ausschließlich deren eigene Ticket- und Kundendaten.

11. Zahlungsabwicklung

Die Abrechnung der Tarife erfolgt über Paddle.com Market Ltd. als Händler (Merchant of Record). Bei der Buchung eines Tarifs werden Zahlungsdaten direkt bei Paddle erhoben und verarbeitet; 5sDesk erhält keine vollständigen Zahlungsdaten. Es gelten die Datenschutzhinweise von Paddle.

12. Weitergabe von Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe erfolgt nur an die oben genannten Dienste, an von uns eingesetzte Hosting- und Infrastrukturanbieter im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags, oder soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

13. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

14. Rechte der betroffenen Person

Ihnen stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@5sdesk.com.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die aktuell auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.