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Funktion · Aufgaben & Kanban
Aufgaben, die wissen, woher sie kommen
Boards sind der Ort für alles, was mehr als eine Antwort braucht: Projekte, Programmierarbeiten, Beratungspakete, interne Vorhaben. Der Unterschied zu einem separaten Aufgaben-Tool: Eine Karte hier weiß, aus welcher Kundenanfrage sie entstanden ist, und der Vorgang zeigt die Karte.
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Karte aus dem ganzen Vorgang oder aus genau einer E-Mail, Rücksprung in beide Richtungen
Eigene Spalten, Kartentypen mit Farbe, Priorität 1 bis 10, Fälligkeit, Schätzung
Timer und erfasste Zeit direkt an der Karte
Im Detail
Vom Postfach aufs Board
E-Mail in Aufgabe umwandeln, mit einem Klick
Ein Knopf am Vorgang öffnet die Kartenanlage. Sie wählen Board und Spalte und sind danach wieder dort, wo Sie waren. Bezug kann der ganze Vorgang oder genau eine Nachricht daraus sein, praktisch, wenn in einem langen Verlauf drei verschiedene Aufgaben stecken. Die Karte zeigt den Bezug samt Vorgangsnummer, der Vorgang zeigt die entstandenen Karten, bei Bezug auf eine E-Mail sogar an genau dieser Nachricht.
Karte aus Vorgang oder einzelner E-Mail
Rücksprung beidseitig
Kunde und Firma kommen mit
Boards, die Ihren Ablauf abbilden
Spalten frei benennen und verschieben, Karten per Ziehen und Ablegen bewegen, Sichtbarkeit je Abteilung. Kartentypen mit Farbe, Priorität 1 bis 10 mit Farbskala, Start- und Fälligkeitsdatum, Aufwandsschätzung als freier Text, Schlagworte, eigene Felder und Besprechungsnotizen als Zeilen an der Karte. Filter und gespeicherte Ansichten gelten direkt auf dem Kanban, mit schnellem Filter nach Kunde oder Firma und einem Umschalter zwischen Boards im Seitenkopf. Ein wiederkehrendes Vorhaben startet als Kopie eines Boards oder aus einer exportierten Vorlage.
Frei benennbare Spalten, Sichtbarkeit je Abteilung
Filter, Suche und gespeicherte Ansichten direkt auf dem Board
Board duplizieren oder als Vorlage exportieren und in anderen Teams einspielen
Live-Aktualisierung bei allen im Team
Tabellenansicht und Wiedervorlage
Jedes Board lässt sich als Tabelle öffnen, mit denselben Filterregeln wie die Kundenlisten: „alle überfälligen Karten ohne Zuständigen“ ist ein Blick. Wartet eine Karte auf eine Rückmeldung, stellen Sie sie zurück; sie bleibt auf dem Board sichtbar, aber ausgegraut, und kommt zum Zeitpunkt mit Benachrichtigung zurück. Das Fälligkeitsdatum ist die Frist, die Wiedervorlage der Wecker.
Tabellenansicht mit gespeicherten Ansichten
Wiedervorlage mit Grund
Archiv statt Löschen, wiederherstellbar
Zusammenarbeit an der Karte
Zuweisung an Mitarbeitende der zuständigen Abteilung, @-Erwähnungen in Beschreibung und Kommentaren, Dateianhänge per Ablagefläche, die nach Inhalt geprüft werden, und Benachrichtigungen bei Zuweisung, Aktivität, Fälligkeit und Eskalation, per E-Mail oder als Microsoft-Teams-Nachricht, je Ereignis wählbar. Landet eine Karte im falschen Team, verschieben Sie sie auf ein anderes Board. Die erfasste Zeit steht als Summe auf jeder Karte, mit Anzeige, wenn gerade ein Timer läuft.
Kommentare, Anhänge, Beobachter, @-Erwähnung auch in der Beschreibung
Karte mit einem Klick auf ein anderes Board
Benachrichtigungen je Ereignis per E-Mail, Teams oder aus
Wie wandle ich eine E-Mail in eine Aufgabe um, ohne den Zusammenhang zu verlieren?
In 5sDesk mit dem Knopf „Karte anlegen“ am Vorgang oder an einer einzelnen Nachricht. Die Karte trägt den Bezug samt Vorgangsnummer, und der Vorgang zeigt die Karte an genau der Nachricht, aus der sie entstanden ist. In drei Monaten ist noch nachvollziehbar, worauf eine Entscheidung beruhte.
Kann man wiederkehrende Projekte als Kopie anlegen?
Ja. Beim Duplizieren eines Boards entscheiden Sie, ob archivierte Karten mitkommen, ob Zuständigkeiten erhalten bleiben, ob Kunde und Firma bleiben oder für das ganze Board neu gesetzt werden, und was von den Karten mitkommt: Anhänge, Verknüpfungen, Kommentare, Beobachter.
Für welche Art von Projekten passen die Boards?
Für alles, was aus Kundenkommunikation entsteht und mehr als eine Antwort braucht: Kundenprojekte, Programmierarbeiten, Beratungspakete, interne Vorhaben. Mit Fälligkeit, Priorität, Schätzung, Zeiterfassung und dem Bezug zur ursprünglichen Anfrage.
Wie sehe ich, was heute ansteht?
Im Dashboard. Es zeigt Ihre Karten aus allen Boards nach Fälligkeit und Priorität, daneben Ihre Vorgänge, Ihre Deals und den laufenden Timer.
Die erste Karte kommt aus Ihrem Postfach
Board anlegen, E-Mail in Aufgabe verwandeln, Timer starten. 30 Tage testen.
