Für Agenturen
In Agenturen kommen Änderungswünsche per E-Mail, werden ins Projekttool kopiert und verlieren dabei den Zusammenhang. Abends tragen alle ihre Zeiten aus dem Gedächtnis nach. 5sDesk sammelt Kunden-E-Mails und Formularanfragen in einer gemeinsamen Inbox und hält Anfrage, Aufgabe, Zeit und Kunde an einem Datensatz.
Der Agenturalltag
„Könnt ihr das Logo größer machen?“ kommt per Mail, wandert ins Projekttool und verliert die Vorgeschichte. Drei Monate später weiß niemand mehr, warum es so entschieden wurde.
Der Freitagnachmittag geht für das Nachtragen der Woche drauf. Kleine Aufgaben fehlen, Kulanz wird gar nicht erst erfasst.
Vier E-Mails, bis ein Termin steht. Und dann liegt er doch in der Mittagspause.
So läuft es
Ein Kundenprojekt, wie es täglich vorkommt, ohne eine einzige Übertragung von Hand. Es beginnt mit dem Formular auf Ihrer Website oder ganz einfach mit einer E-Mail.
Ein Interessent füllt das Formular auf Ihrer Website aus und lädt zwei Dateien hoch, oder er schreibt einfach eine E-Mail an Ihr Projektpostfach. In beiden Fällen werden Absender und Firma der Kundenakte zugeordnet, Dateien kommen als Anhänge mit. Das Formular legt die Karte direkt im Projektboard in der Spalte „Neue Anfragen“ an, die E-Mail landet als Vorgang in der Inbox und wird dort mit einem Klick zur Karte.
Sie schicken den Link für „Erstgespräch 30 Minuten“. Der Interessent bucht in seiner Zeitzone in eine echte Lücke. Teams-Link, Kalendereintrag und Erinnerung entstehen automatisch.
Nach dem Gespräch stehen Besprechungsnotizen, Aufwandsschätzung und Fälligkeit an der Karte, nicht in einem separaten Protokoll.
Während der Umsetzung läuft der Timer. Jeder Eintrag ist abrechenbar oder nicht. Zwischenfragen des Kunden laufen als Vorgänge in der Inbox und sind über die Kundenakte mit dem Projekt verbunden.
Zeitraum, Firma, abrechenbar wählen. Die Grundlage für die Rechnung ist da, jede Position mit Rücksprung auf die konkrete Aufgabe.
Die Funktionen dahinter
Ihr projekte@- oder info@-Postfach wird per Microsoft 365 oder IMAP verbunden. Jede Kunden-E-Mail wird zum Vorgang mit Nummer, Zuständigkeit und Status, der Absender hängt an seiner Kundenakte. Geantwortet wird aus 5sDesk mit Ihrer gewohnten Adresse, der Kunde merkt keinen Unterschied. So bleiben auch Zwischenfragen während des Projekts beim Kunden statt im persönlichen Postfach.
Mehr zur Shared Inbox
Aus dem Vorgang in der Inbox entsteht eine Karte, aus dem ganzen Verlauf oder aus genau einer Nachricht. Kartentypen wie Konzept, Design, Programmierung, Priorität 1 bis 10, Fälligkeit und Schätzung. Ein wiederkehrendes Projekt startet als Kopie eines Boards, mit neuem Kunden und frischen Zuständigkeiten.
Mehr zu Aufgaben & Kanban
Timer an Vorgang und Karte, ein laufender Timer je Person, abrechenbar ja oder nein. Die Auswertung nach Kundenfirma löst die Firma auf, egal ob die Zeit am Ticket oder an der Aufgabe hing. Der Export öffnet sich in deutschem Excel ohne Nacharbeit.
Mehr zur Zeiterfassung
Buchungslink in der Signatur, freie Zeiten aus dem eigenen 5sDesk-Kalender und, wenn verbunden, aus Outlook oder Google. Teams- oder Google-Meet-Link automatisch, Telefontermine auch ohne externes Konto, Erinnerung 24 Stunden vorher. Für Teams ein Abteilungspool mit fairer Verteilung.
Mehr zur Terminbuchung
Kunden, Firmen und Karten bekommen die Felder, die Ihr Geschäft ausmachen. Ein paar Beispiele aus Agenturen:
Timer am Ticket und an der Karte
Export für deutsches Excel
Eigener Kalender, Outlook oder Google
Alle Module in jedem Tarif
Hosting in Deutschland
Postfach verbinden oder Formular einbetten, Board anlegen, Timer starten. 30 Tage testen.
