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Funktion · Shared Inbox
Ihr gemeinsames Postfach, mit Zuständigkeit
Sie arbeiten zu dritt oder zu zehnt in einem geteilten info@- oder service@-Postfach. Jeder sieht alles, niemand weiß, wer antwortet. 5sDesk lässt das Postfach, wie es ist, und gibt jeder Nachricht einen Zuständigen, einen Status und einen Verlauf.
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Geteiltes Microsoft-365-Postfach per „Mit Microsoft anmelden“ verbinden, ohne Passwort
Jede Nachricht hat eine zuständige Person, sichtbar in jeder Zeile
Wer schon antwortet, wird angezeigt, bevor eine zweite Antwort rausgeht
Vom Postfach zur Shared Inbox
Was sich im Alltag ändert
Das Postfach bleibt, die Übersicht kommt dazu
5sDesk holt die E-Mails aus Ihrem bestehenden Postfach, per Microsoft 365 oder IMAP. Jede Nachricht wird zum Vorgang mit Nummer, und die Liste zeigt in jeder Zeile, wer zuständig ist, wer zuletzt geantwortet hat, wie viele Nachrichten es gibt und ob eine Frist läuft. Sie erkennen den Zustand, ohne die Nachricht zu öffnen.
Mehrere geteilte Postfächer nebeneinander, je Abteilung
Ungelesen auf einen Blick, mit Zähler am Reiter
Volltextsuche über alle Nachrichten und Notizen
E-Mails im Team zuweisen, ohne Weiterleiten
Neue Anfragen gehen automatisch reihum oder an die Person mit den wenigsten offenen Vorgängen. Wer übernimmt, klickt „Übernehmen“. Ist niemand zugewiesen, erfährt es die ganze Abteilung. Die Frage „Kümmert sich jemand darum?“ stellt sich nicht mehr.
Automatische Zuweisung je Abteilung, Abwesende werden übersprungen
Übernehmen mit einem Klick
Beobachter für Fälle, die man im Blick behalten will
Keine doppelten Antworten, keine vergessenen Rückfragen
Arbeitet eine Kollegin bereits an einer Antwort, sehen Sie es über dem Editor. Rückfragen im Team laufen als interne Kommentare mit @-Erwähnung am Vorgang, nicht in einem Chat, den später niemand findet. Wartet eine Nachricht auf eine Rückmeldung, stellen Sie sie zurück und bekommen sie zum Zeitpunkt zurück.
Kollisionsanzeige „Anna schreibt gerade“
Interne Notizen am Vorgang, am Kunden und an der Firma
Wiedervorlage mit Grund
Und wenn es mehr sein darf: das ganze Ticketsystem
Die Shared Inbox ist in 5sDesk dasselbe Modul wie das Ticketsystem. Fristen, Textbausteine, Auswertungen, Kundenportal und die Verbindung zu CRM, Boards und Zeiterfassung sind schon da, wenn Sie sie brauchen.
Wie organisiert man ein gemeinsames Postfach am besten?
Mit drei Regeln: Jede Nachricht hat genau eine zuständige Person. Jede Nachricht hat einen Status, der zeigt, wer am Zug ist. Und alles, was das Team dazu weiß, steht an der Nachricht statt in persönlichen Ordnern. Ein geteiltes Postfach allein kann das nicht, eine Shared Inbox wie in 5sDesk macht genau das.
Welche Nachteile hat ein geteiltes Postfach in Outlook?
Es kennt keine Zuständigkeit, keinen Status und keinen Verlauf über Antworten hinweg. Zwei Personen antworten auf dieselbe Mail, oder niemand. Wer eine Nachricht in einen Unterordner verschiebt, macht sie für alle anderen unsichtbar. Und Reaktionszeiten lassen sich nicht messen.
Shared Inbox oder Ticketsystem, was brauchen wir?
In 5sDesk ist das dieselbe Sache. Starten Sie mit dem, was Sie kennen: Ihr Postfach, mit Zuständigkeit und Status. Fristen, Textbausteine und Auswertungen schalten Sie dazu, wenn das Team sie braucht. Ein zweites Werkzeug ist dafür nicht nötig.
Müssen alle im Team sofort umsteigen?
Nein. Der Gesendet-Ordner-Abgleich ordnet Antworten, die noch direkt aus Outlook verschickt werden, dem richtigen Vorgang zu. Der Verlauf bleibt vollständig, während das Team nach und nach wechselt.
Aus info@ wird eine Shared Inbox
Postfach verbinden, Zuständigkeit einschalten, 30 Tage testen.
