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Funktion · CRM
Ein CRM, das niemand nebenher pflegen muss
Ein separates CRM wird nicht gepflegt, weil Kontaktdaten aus Mails abgetippt werden müssten. Das CRM in 5sDesk füllt sich aus der täglichen Kommunikation und liefert im Gegenzug den Zusammenhang, der beim Antworten fehlt: die ganze Kundenhistorie neben dem Antwortfeld.
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Bekannte Absender hängen sofort am Kunden, neue Firmen werden über die Domain erkannt
Eigene Felder, die die KI aus dem Schriftverkehr vorbefüllt, mit Sperre je Feld
Mail an eine Kundenauswahl mit fertiger Anrede, je Empfänger ein eigener Vorgang
Im Detail
Kundenwissen, das der Firma gehört
Wie sich das CRM selbst füllt
Kommt eine Nachricht von einer bekannten Adresse, hängt der Vorgang sofort am richtigen Kunden. Schreibt eine neue Person von einer bekannten Firmendomain, wird die Firma zugeordnet, Freemail- Adressen bewusst ausgenommen. „Zu CRM hinzufügen“ legt den Datensatz aus dem Vorgang an, per KI aus dem Schriftverkehr vorbefüllt, und schlägt eine neue Firma zur Prüfung vor. Website-Formulare erzeugen Kunde und Firma ohne Abtippen.
Automatische Verknüpfung über E-Mail-Adresse und Domain
Anlage aus dem Vorgang, vorbefüllt, mit Firmenvorschlag
Hinweis auf bestehende Datensätze, keine Dubletten aus Unwissenheit
Kundenakte und Firmenakte
Anrede mit Du oder Sie, Titel, Position, Telefon und Mobil, Sprache, Zeitzone und die Kundennummer aus Ihrer Warenwirtschaft. Die Firmenakte kennt Hauptdomain und weitere Domains, alle Ansprechpartner, alle Vorgänge aller Ansprechpartner, offene Deals mit nächster Aktion, gewonnene Abschlüsse sowie den technischen Kontext: eingesetztes System, Version, Projektadressen. Vor einem Anruf lesen Sie eine Seite, nicht fünf.
Letzter Kontakt automatisch aus den Vorgängen
Alle Vorgänge, Termine und Deals einer Person auf einer Seite
Löschsperre, solange Vorgänge auf den Datensatz verweisen; Löschen nur durch Leitung und Administration
KI füllt Ihre eigenen Felder
Eigene Felder gibt es für Kunden und Firmen, mit Beschriftung je Sprache, Pflichtkennzeichen und einem Info-Text, den nur Kunden im Portal sehen. Beim Anlegen aus einem Vorgang liest die KI nicht nur Name und Telefon aus der Signatur, sondern füllt auch Ihre eigenen Felder vor, etwa Branche oder eingesetztes System. Felder, die der KI-Anbieter nie sehen soll, sperren Sie „für KI“; sie bleiben im System. Gespeichert wird nichts ohne Ihre Bestätigung.
Eigene Felder, auch in der CRM-Karte des Vorgangs
Vorbefüllung durch die KI, mit Ihrem Schlüssel und ohne Aufpreis
Einzelne Felder für die KI sperrbar
Mail an eine Kundenauswahl
Aus einer gefilterten Kundenliste schreiben Sie eine Mail an alle Treffer, etwa an alle Kunden einer Produktreihe wegen eines Wartungsfensters. Jeder Empfänger bekommt eine eigene Mail mit fertiger Anrede aus Platzhaltern, und jede Mail ist ein eigener Vorgang, sodass Antworten dort landen, wo Ihr Team sie bearbeitet. Vorschau vor dem Planen, Versand frühestens in einer Stunde, bis dahin stornierbar, höchstens 500 Empfänger je Mail.
Je Empfänger eine eigene Mail und ein eigener Vorgang
Platzhalter für Anrede, Name, Firma und eigene Felder
Vorschau, geplanter Versand, stornierbar
Importieren, filtern, exportieren
Bestehende Listen holen Sie als CSV-Datei herein, samt Ihrer eigenen Felder. Vor dem Speichern zeigt die Vorschau für jede Zeile, was passiert: neu anlegen, ändern mit altem und neuem Wert oder unverändert lassen. Vorhandene Kunden erkennt der Import an der E-Mail-Adresse, Firmen an Kundennummer, Domain oder Namen. Im Alltag grenzen Sie Listen nach dem Muster „Feld, Bedingung, Wert“ ein, auch über eigene Felder wie Vertragsende oder Branche, und speichern die Kombination als Ansicht, persönlich oder fürs Team. Jede Liste und jede Ansicht lässt sich exportieren. Mögliche Doppeleinträge schlägt das System mit Begründung vor; zusammengeführt wird nur auf Ihre Entscheidung.
CSV-Import mit Vorschau, Fehlerliste und einem Weg zurück
Filter-Builder mit eigenen Feldern, teilbare Ansichten
Export jeder Liste, Dublettenerkennung mit Begründung
Werbeeinwilligung, die vor Gericht Bestand hat
Setzt eine Mitarbeiterin eine Werbeeinwilligung, geht automatisch eine Bestätigungsmail an den Kunden. Erst dessen Bestätigung zählt. Erteilt, widerrufen, offen oder abgebrochen stehen mit Zeitpunkt, Quelle und handelnder Person in der Historie. Im Zweifelsfall ist der Nachweis eine Seite, keine Recherche.
Double-Opt-in automatisch
Vollständige Einwilligungshistorie
Ausnahme mit Begründung durch die Administration, protokolliert
5sDesk ist ein CRM für Teams, deren Kundenbeziehung über E-Mail, Vorgänge, Termine und Projekte läuft. Es bietet Kunden- und Firmenakte, eigene Felder, Filter-Builder, Dublettenerkennung, Import und Export, die Mail an eine Kundenauswahl sowie die Vertriebspipeline mit Deals, nächster Aktion und Auswertung.
Kann ich mehrere Kunden auf einmal anschreiben?
Ja, aus jeder gefilterten Kundenliste. Jeder Empfänger bekommt eine eigene Mail mit persönlicher Anrede, und jede Mail ist ein eigener Vorgang, damit Antworten in der Inbox beim richtigen Kunden landen. Höchstens 500 Empfänger je Mail, Versand frühestens in einer Stunde und bis dahin stornierbar. Gedacht ist das für Informationen an bestehende Kunden, etwa Wartungsfenster oder Preisänderungen.
Wie kommen unsere bestehenden Kontakte hinein?
Per CSV-Datei, aus Excel über „Speichern unter“ → „CSV UTF-8“. Sie laden die Beispiel-Datei mit allen Spalten Ihres CRM herunter oder nehmen Ihre eigene Liste und ordnen die Spalten zu. Die Vorschau zeigt vor dem Speichern, welche Kunden und Firmen neu angelegt und welche aktualisiert werden. Vorhandene Kontakte werden über E-Mail-Adresse, Kundennummer oder Domain erkannt, statt doppelt angelegt zu werden.
Warum Firma statt nur Kontakt?
Bei Dienstleistern ist die Firma die eigentliche Kundenbeziehung. Die Firmenakte zeigt alle Ansprechpartner, alle ihre Vorgänge, alle Deals und den technischen Kontext. Wechselt ein Ansprechpartner, bleibt das Wissen bei der Firma.
Kann ich das CRM ohne Ticketsystem nutzen?
Sie können, aber die Stärke liegt in der Verbindung: Das CRM füllt sich aus dem Mailverkehr, und die Kundenhistorie steht beim Antworten daneben. Ohne Vorgänge müssten Sie die Daten wieder von Hand pflegen.
Kundenwissen, das bleibt
Postfach verbinden, Kunden importieren, das CRM füllt sich von selbst. 30 Tage testen.
