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Sicherheit & DSGVO
Ihre Kundendaten bleiben in Deutschland
Kundenkommunikation ist personenbezogen. Deshalb ist 5sDesk so gebaut, dass Sie Datenschutzfragen der Geschäftsführung und Ihrer Kunden belastbar beantworten können: Hosting in Deutschland, Bereiche und Rechte je Abteilung und eine KI, die nur läuft, wenn Sie es wollen.
Für jede Abteilung legen Sie fest, welche Bereiche ihre Mitglieder überhaupt sehen: Vertrieb, Boards, CRM, Kalender, Termine, Zeitauswertung und Inhalte. Die Inbox ist immer dabei. Was nicht freigeschaltet ist, verschwindet aus dem Menü und ist auch über die Adresszeile nicht erreichbar. Ein Service-Team ohne Deals sieht keine Pipelines, die Personalabteilung keinen Vertrieb.
Sieben schaltbare Bereiche je Abteilung
Wer in mehreren Abteilungen arbeitet, sieht die Bereiche aller
Vorgänge, Boards und interne Artikel zusätzlich je Abteilung sichtbar
Vier Berechtigungsstufen mit Abteilungsleitung
Inhaber, Administration, Abteilungsleitung und Mitarbeitende. Die Leitung regelt ihren Bereich selbst: Sie löscht archivierte Karten und Kundendaten ihrer Abteilung, pflegt Board-Spalten und sieht Berichte, Dashboard, Kalender und erfasste Zeiten ihres Teams. Was zu anderen Abteilungen gehört, bleibt für sie unsichtbar. Kunden löschen nur Administration und Leitung; Einstellungen und Benutzerverwaltung bleiben Sache der Administration.
Löschrechte bei wenigen Rollen, nachvollziehbar
Zeitauswertungen über Personen nur für Administration und Leitung
Entwürfe bleiben privat, Zeiten sieht jede Person für sich
KI nur mit Ihrer Entscheidung
Die KI-Funktionen sind standardmäßig aus. Wer sie einschaltet, hinterlegt einen eigenen Schlüssel bei Anthropic oder OpenAI und schließt den Vertrag mit dem Anbieter selbst. Dann gehen Inhalte an diesen Anbieter in die USA, ein Drittlandtransfer, den wir offen benennen. Einzelne eigene Felder sperren Sie für die KI, sie erreichen den Anbieter nie. Jede Anfrage steht im Protokoll, Verbrauchsgrenzen begrenzen die Nutzung, und nichts wird automatisch versendet.
Standardmäßig aus, ausdrückliche Freischaltung
Ihr Schlüssel, Ihr Vertrag mit dem Anbieter, Ihre Modellwahl
Felder für KI sperrbar, vollständiges Protokoll je Anfrage
Unterlagen
Die Dokumente dazu
Auftragsverarbeitung
Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO samt Liste der Unterauftragnehmer.
5sDesk wird in Deutschland betrieben, verschlüsselt Zugangsdaten und bietet Export und Löschung in Selbstbedienung. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung stellen wir bereit. Ob Ihr Einsatz DSGVO-konform ist, hängt auch von Ihren eigenen Prozessen ab, etwa davon, ob Sie die KI-Funktionen einschalten.
Was ist beim Datenschutz eines Ticketsystems zu prüfen?
Hosting-Standort und Anbieter, Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Unterauftragnehmern, Rollen und Sichtbarkeiten, Verschlüsselung gespeicherter Zugangsdaten, Export- und Löschwege sowie der Umgang mit KI-Funktionen und Drittlandtransfer. Zu jedem Punkt finden Sie die Antwort auf dieser Seite.
Wie sichere ich die Anmeldung meines Teams ab?
Mit der Zwei-Faktor-Anmeldung per Bestätigungscode an die E-Mail-Adresse, die Sie für die ganze Organisation einschalten. Postfächer und Kalender verbinden Sie mit Microsoft 365 oder Google per Anmeldung beim Anbieter, ohne hinterlegtes Passwort. Alle gespeicherten Zugangsdaten liegen verschlüsselt, und öffentliche Seiten sind gegen automatisierte Massenanfragen geschützt.
Gehen Daten in die USA?
Nur, wenn Sie die KI-Funktionen einschalten. Dann gehen die Inhalte der jeweiligen Anfrage an den von Ihnen gewählten Anbieter, Anthropic oder OpenAI, mit dem Sie den Vertrag selbst schließen. Ohne Freischaltung verlässt keine Kundenkommunikation die Rechenzentren in Deutschland.
Was darf eine Abteilungsleitung, was die Administration?
Die Leitung handelt nur in ihrer Abteilung: Karten und Kundendaten löschen, Spalten pflegen, Berichte und Teamansicht sehen. Die Administration verwaltet Einstellungen, Benutzer, Postfächer, Abteilungen und Bereiche für die ganze Organisation. Die Rechte erweitern nie die Sichtbarkeit, sie steuern nur, wer handeln darf.
Wie komme ich wieder raus?
Einstellungen, Textbausteine, Abteilungen, Kundendaten und Nutzer exportieren Sie in Selbstbedienung. Das Löschen der gesamten Organisation ist ebenfalls ein Selbstbedienungsvorgang, per E-Mail bestätigt und durch eine ausgeschriebene Bestätigungsformel gesichert.
Wer sieht die erfassten Arbeitszeiten?
Mitarbeitende sehen ausschließlich ihre eigenen Zeiten, auch wenn sie die Adresse der Seite verändern. Auswertungen über Personen hinweg sind der Administration und der Abteilungsleitung für ihr Team vorbehalten.
Prüfen Sie es selbst
30 Tage testen, mit Rollen, Abteilungen, Bereichen und Ihren eigenen Datenschutzanforderungen.
