Vergleich
Open Source oder SaaS?
Ein Open-Source-Ticketsystem kostet keine Lizenz und läuft auf Ihrem eigenen Server. Ein SaaS-System kostet je Agent und läuft beim Anbieter. Der Unterschied liegt weniger im Preis als in der Frage, wer den Betrieb verantwortet.
Der Vergleich nach Kriterien
Ohne Markennamen. Die Kriterien gelten für jede Open-Source-Lösung und jedes SaaS-Angebot, das Sie prüfen.
| Kriterium | Open Source, selbst betrieben | SaaS wie 5sDesk |
|---|---|---|
| Einrichtung | Server, Datenbank, Mailserver-Anbindung, Zertifikate, Backups. Je nach Erfahrung Tage bis Wochen. | Konto anlegen, Postfach verbinden, Tarif wählen. Der erste Vorgang ist in Minuten da. |
| Betrieb und Updates | Eigene Verantwortung für Updates, Sicherheitspatches, Monitoring und Backups. Braucht eine Person, die das dauerhaft macht. | Beim Anbieter. Neue Funktionen stehen ohne Update-Aufwand bereit. |
| Sicherheit | So gut wie die eigene Konfiguration und Pflege. | Verschlüsselte Zugangsdaten, Zwei-Faktor per E-Mail-Code, Dateiprüfung nach Inhalt. |
| Datenschutz | Volle Kontrolle über den Speicherort. Der AV-Vertrag entfällt, die Verantwortung liegt ganz bei Ihnen. | Hosting in Deutschland, AV-Vertrag, Export und Löschung in Selbstbedienung. KI nur mit Ihrem eigenen Schlüssel. |
| Kosten über die Zeit | Keine Lizenz, aber Server, Arbeitszeit für Betrieb und Updates, und im Zweifel bezahlter Support oder Erweiterungen. | Ab 29 € je Agent und Monat, alle Module enthalten, KI ohne Aufpreis. Planbar. |
| Funktionsumfang | Oft stark im Ticketsystem, CRM, Boards, Zeiterfassung und Terminbuchung als Zusatzmodule oder gar nicht. | Ticketsystem, CRM, Boards, Vertrieb, Termine, Formulare, Kundenportal, Zeiterfassung und KI in einem System. |
| Anpassung | Quellcode änderbar, mit eigener Entwicklung. | Eigene Felder, Abteilungen, Boards, Textbausteine, Fristen ohne Entwicklung. REST-API und Webhooks ab Basic. |
| Ausstieg | Daten liegen bei Ihnen. | Export von Einstellungen, Kunden, Nutzern, Textbausteinen und Abteilungen; Löschung der Organisation in Selbstbedienung. |
Beleg
Der erste Tag mit 5sDesk
Schritt 1: Konto anlegen
Firma, Name, Wunsch-Subdomain, E-Mail-Adresse. Ihre Organisation läuft unter ihrer-firma.5sdesk.com.
Schritt 2: Postfach verbinden
Mit Microsoft 365 per Anmeldung oder mit IMAP und SMTP. Die Verbindung wird geprüft, bevor sie gespeichert wird. Historie ab Startdatum übernehmen.
Schritt 3: Abteilung und Frist
Abteilung Service anlegen, Postfach zuordnen, Frist für die Erstreaktion setzen. Die automatische Zuweisung verteilt neue Vorgänge.
Schritt 4: Erste Anfrage bearbeiten
Sie kommt als Vorgang mit Nummer an. Antworten, Karte anlegen, Timer starten. Alles ohne Server, ohne Update, ohne Backup-Plan.
Wann SaaS die bessere Wahl ist
Für Teams, die Kundenkommunikation organisieren wollen, nicht Server.
- Niemand im Team soll dauerhaft für Betrieb und Updates zuständig sein
- Hosting in Deutschland mit AV-Vertrag reicht als Datenschutz-Grundlage
- Neben dem Ticketsystem werden CRM, Boards, Zeiterfassung oder Termine gebraucht
- Die Kosten sollen planbar je Agent sein
- Das Team soll in Tagen produktiv sein, nicht in Wochen
Häufige Fragen
Ist Open Source nicht immer günstiger?
Wo liegen meine Daten bei 5sDesk?
Kann ich 5sDesk selbst hosten?
Kein Server, kein Update, kein Backup-Plan
Konto anlegen, Postfach verbinden, 30 Tage testen.