Vergleich
All-in-one oder Einzeltools?
Beide Wege haben Gründe. Spezialtools können in ihrem Bereich mehr. Ein System kennt die Übergänge zwischen den Bereichen. Welche Seite für Ihr Team schwerer wiegt, zeigen die Kriterien unten.
Der Vergleich nach Kriterien
Ohne Markennamen. Die Kriterien lassen sich auf jede Kombination anwenden, die Sie in der engeren Wahl haben.
| Kriterium | Mehrere Spezialtools | Ein System wie 5sDesk |
|---|---|---|
| Tiefe einzelner Funktionen | In der Regel höher. Ein reines Projekttool bietet mehr Ansichten, ein reines CRM mehr Auswertungen. | Ausgelegt auf das, was aus Kundenkommunikation entsteht: Vorgänge, Aufgaben, Deals, Termine, Zeiten. Für kleine Teams die passende Tiefe. |
| Übergaben zwischen Bereichen | Von Hand oder über Integrationen, die gepflegt werden müssen. Jede Übergabe kann vergessen werden. | Eingebaut. Karte aus E-Mail, Deal aus Vorgang, Projektkarte aus Deal, Zeit an allem. Der Bezug bleibt erhalten. |
| Kundenakte | Verteilt auf CRM, Helpdesk und Kalender. Der vollständige Blick erfordert drei Programme. | Eine Firmenakte mit Vorgängen, Deals, Terminen, Zeiten und Notizen. |
| Pflegeaufwand | Mehrere Benutzerverwaltungen, mehrere Abos, mehrere Datenschutzprüfungen. Das CRM wird nicht gepflegt, weil es Abtipparbeit ist. | Ein Anbieter, eine Benutzerverwaltung, ein AV-Vertrag. Das CRM füllt sich aus dem Mailverkehr. |
| Kosten | Summe der Einzelabos, oft mit Funktionen im teuersten Paket. Dazu die unsichtbare Zeit für Übertragungen. | Ein Tarif ab 29 € je Agent und Monat mit allen Modulen. KI ohne Aufpreis. |
| Vertretung bei Urlaub | Ein Teil des Vorgangs steckt im persönlichen Postfach oder im Kopf. | Der vollständige Vorgang mit Notizen und Kundenhistorie liegt im System. |
| Auswertung | Stunden und Kennzahlen aus mehreren Quellen zusammenführen. | Zeit je Kundenfirma und Support-Kennzahlen aus denselben Daten, mit Export. |
| Wechsel und Ausstieg | Jedes Tool einzeln kündigen und exportieren. | Export von Einstellungen, Kunden, Nutzern, Textbausteinen; Löschung in Selbstbedienung. |
Beleg
Eine Vertriebsanfrage, ohne Systemgrenze
Schritt 1: Anfrage im Sales-Postfach
Ein Klick legt Person und Firma an, per KI aus der Signatur vorbefüllt. Die Domain-Erkennung zeigt, dass die Firma schon Kundin ist.
Schritt 2: Deal aus dem Vorgang
Stufe Lead, Schätzwert, Ansprechpartner und Firma kommen mit. Der Deal zeigt den Vorgang, der Vorgang den Deal.
Schritt 3: Termin und Angebot
Der Interessent bucht selbst. Der Deal rückt weiter, die nächste Aktion steht mit Zuständiger auf „Mein Tag“ und als Block im Kalender.
Schritt 4: Zusage und Projektkarte
Mit einem Klick entsteht die Karte auf dem Projektboard, mit Kunde, Firma und Beschreibung. Ab hier läuft die Umsetzung mit Timer an der Karte.
Schritt 5: Serviceanfragen bleiben verbunden
Spätere Anfragen des Kunden sind Vorgänge in derselben Firmenakte. Kein Team fragt etwas zweimal.
Wann ein System die bessere Wahl ist
Nicht für jedes Team. Diese Merkmale sprechen dafür.
- Kundenkommunikation läuft überwiegend per E-Mail und über Website-Formulare
- Aus Anfragen werden regelmäßig Aufgaben, Termine oder Deals
- Zeiten sollen je Kunde erfasst und abgerechnet werden
- Mehrere Teams betreuen dieselben Kunden
- Die Zahl der Werkzeuge und Abos soll sinken
- Datenschutzfragen sollen mit einem Anbieter geklärt werden
Funktionen
Die Funktionen dahinter
Häufige Fragen
Welche Nachteile haben Insellösungen?
Wann sind Spezialtools die bessere Wahl?
Kann ich schrittweise umsteigen?
Ein System, an den Übergängen stark
30 Tage mit allen Modulen testen und die Übergaben selbst prüfen.