Datenschutzerklärung

Entwurf — Stand 25. August 2026. Noch nicht anwaltlich geprüft.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:
SWT Media & Software GmbH
Nürnberger Str. 7, 15738 Zeuthen, Deutschland
E-Mail: info@5sdesk.com

Weitere Angaben findest du in unserem Impressum. Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht bestellt.

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Websitebesucher und Kunden nur, soweit dies zur Bereitstellung dieser Website und von 5sDesk erforderlich ist oder du in eine Verarbeitung eingewilligt hast.

3. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Beim Aufruf dieser Website erhebt unser Hosting-Anbieter automatisch technische Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer, Browsertyp) und speichert sie kurzzeitig in Logfiles. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem technisch fehlerfreien und sicheren Betrieb der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Cookies

Diese Website setzt keine Cookies zu Analyse- oder Marketingzwecken ein. Meldest du dich in der 5sDesk-Anwendung an, setzen wir ein technisch notwendiges Session-Cookie, um dich während der Sitzung angemeldet zu halten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); dafür ist keine Einwilligung erforderlich.

5. Bot-Schutz (ALTCHA)

Zum Schutz von Registrierung, Login, Kundenportal und Terminbuchung vor automatisierten Zugriffen setzen wir ALTCHA ein, ein Open-Source-Verfahren, das vollständig auf unserer eigenen Infrastruktur läuft. Dabei werden keine Daten an einen Drittanbieter übertragen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem vor Missbrauch geschützten Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

6. Anbindung von Microsoft 365 / Microsoft Teams

Verbindet eine Organisation ihr Microsoft-365-Postfach oder Microsoft Teams mit 5sDesk, greift 5sDesk über die von Microsoft bereitgestellten Schnittstellen (Microsoft Graph, Azure Bot Service) im Auftrag dieser Organisation auf E-Mails, Kalender bzw. Teams-Benachrichtigungen zu. Diese Anbindung wird von der jeweiligen Organisation selbst autorisiert und richtet sich zusätzlich nach deren eigenem Vertragsverhältnis mit Microsoft Ireland Operations Limited.

7. KI-gestützte Funktionen

5sDesk bietet optionale, von der jeweiligen Organisation aktivierbare KI-Funktionen (z. B. Formulierungsvorschläge für Ticket-Antworten) an, die über die Schnittstelle von Anthropic PBC bereitgestellt werden. Aktiviert eine Organisation diese Funktion mit einem eigenen API-Schlüssel, werden dafür ausgewählte Ticket-Inhalte an Anthropic übermittelt. Ohne Aktivierung findet keine Übermittlung statt.

8. Optionaler Freshdesk-Import

Organisationen können bestehende Daten aus Freshdesk (Freshworks Inc.) importieren, indem sie einen eigenen Freshdesk-API-Schlüssel in 5sDesk hinterlegen. Dieser Import wird von der jeweiligen Organisation selbst ausgelöst und betrifft ausschließlich deren eigene Ticket- und Kundendaten.

9. Weitergabe von Daten

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Eine Weitergabe erfolgt nur an die oben genannten Dienste, an von uns eingesetzte Hosting- und Infrastrukturanbieter im Rahmen eines Auftragsverarbeitungsvertrags, oder soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

10. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist, oder solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

11. Rechte der betroffenen Person

Dir stehen nach der DSGVO folgende Rechte zu:

  • Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
  • Löschung deiner Daten (Art. 17 DSGVO)
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
  • Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
  • Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
  • Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Nachricht an info@5sdesk.com.

12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt jeweils die aktuell auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.